Autore: Silvia Vercesi
Lavorare in un ufficio oggi vuol dire soprattutto avere a che fare con un bel po’ di mail ogni giorno. La mail rappresenta infatti uno strumento di comunicazione fondamentale se non addirittura imprescindibile. Ne siamo invasi. E poi ci trovi di tutto, da PEC super importanti a semplice pubblicità, newsletter, notifiche, informative, e chi più ne ha più ne metta. Usiamo poi le mail anche per assegnare compiti o per riceverne. Si stima che su una giornata di lavoro di 7/8 ore, più della metà venga spesa per leggere e vagliare mail.
Un lavoro d’ufficio oggi senza mail sarebbe impensabile, eppure, quando ho mosso i primi passi nel mondo del lavoro a fine anni ‘90, mi ricordo di quella volta che un’impiegata “anziana” aveva chiesto aiuto ai vari colleghi per trovare la “@” nella tastiera, proprio per utilizzare quello strumento che stava prendendo piede in quegli anni: era Eudora se non ricordo male… quanta strada (e quante mail) da allora e non è che prima non si lavorasse o non si comunicasse! Certamente le mail hanno convogliato tanto traffico telefonico ed evitato tante “visite allo sportello” e limitato, almeno un po’, la carta.
Negli anni ,di conseguenza, sono cambiati anche i rumori di sottofondo degli uffici: in un ufficio degli anni ‘60 o ‘70 avremmo sicuramente sentito un persistente ticchettio di dita battenti i tasti di macchine da scrivere e assordanti squilli di telefono, poi si è pian piano passati ad un contesto un po’ più silenzioso con le moderne tastiere dei PC e telefoni meno sotto pressione (e con suonerie regolabili), per poi forse tornare di nuovo ad un contesto un po’ più chiassoso, con le call dei vari Teams, Meet e co, nonostante le cuffie.
Ma torniamo alle “nostre” mail… come sopravvivere a questa invasione?
Intanto evitiamo anche noi stessi quelle non necessarie e limitiamo le copie conoscenza (lo so, la tentazione è forte), centelliniamo e nel caso eliminiamo anche iscrizioni a newsletter e notifiche, utilizziamo filtri, cartelle, modelli, regole e categorizziamo. Leggiamo, quando è una mail da “processare”, tutto il testo con attenzione e rileggiamo la risposta per evitare di ingenerare ulteriori troppe mail in una interminabile sequela di botta e risposta perché non si è compreso bene il contenuto della prima comunicazione, ricordiamoci poi che la mail è uno strumento asincrono, se non ti rispondo entro cinque minuti, non vuol dire che non ti risponderò mai più e soprattutto facciamo ogni tanto un po’ di pulizia e cestiniamo quelle inutili o superate.
Basterà a limitare l’invasione? Adesso provo scrivere una mail a….